Tietosuoja

AI-inventaariossa kerätään tietoa siitä, mitä tekoälytyökaluja organisaation (Louhos Digital) henkilöstö käyttää työssään. Tarkoituksena on organisaation AI-työkalujen hallinta, tietoturvan ja tietosuojan varmistaminen, kustannusten hallinta sekä koulutuksen suunnittelu (AI-pelikirja).

Mitä tietoja käsitellään

• Microsoft 365:stä: nimi, sähköposti, osasto, tehtävänimike ja esimies
• Itse kirjaamasi tiedot: käyttämäsi AI-työkalut, käyttötarkoitukset, hankintatapa, kustannukset, syötettävän tiedon tyyppi sekä vapaat kommentit
• Kyselyn tila: milloin kutsu ja muistutukset on lähetetty ja milloin olet vastannut

Kuka näkee tiedot

Omia tietojasi näet sinä itse. Suora esimiehesi näkee tiimin vastaustilanteen ja työkalukirjaukset ja voi täydentää niitä. Kokonaisuuden näkevät inventaariosta vastaavat pääkäyttäjät. Raportoinnissa tuloksia käsitellään ensisijaisesti koosteina.

Vastaukset eivät ole anonyymejä

Vastaukset yhdistetään henkilöön, jotta voimme seurata kattavuutta, kohdentaa koulutusta ja ottaa tarvittaessa yhteyttä esimerkiksi lisenssien siirtämiseksi organisaation sopimuksen piiriin. Tietoja ei käytetä henkilöstöarviointiin.

Säilytys

Tiedot säilytetään organisaation omassa järjestelmässä niin kauan kuin AI-työkalujen hallinta sitä edellyttää. Kun työsuhde päättyy, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Lisätietoja ja tietopyynnöt: inventaarion pääkäyttäjät.